Integratie met MICE Operations

Wat doet de koppeling?

Via de koppeling met MICE Operations worden reserveringen vanuit MICE automatisch ingeladen in Scanfie. Zodra een gast arriveert, kun je de reservering opzoeken, de groep inchecken en bestellingen registreren. Bestellingen worden automatisch teruggestuurd naar MICE Operations, zodat ze zichtbaar zijn in de bijbehorende reservering. Wat doet de koppeling?

Bij het importeren van reserveringen

Als een artikel uit de reservering nog niet bekend is binnen Scanfie, wordt dit artikel automatisch aangemaakt. Daarbij wordt gecontroleerd of er al een omzetgroep bestaat met een systeem- of artikelnummer dat overeenkomt met de general_ledger_number van het artikel in MICE. Is dat het geval, dan wordt deze bestaande omzetgroep gebruikt bij het aanmaken van het nieuwe artikel. Is de general_ledger_number leeg, of wordt er geen bijpassende omzetgroep gevonden, dan blijft de omzetgroep bij het nieuwe artikel leeg. Er worden in dit proces dus nooit nieuwe omzetgroepen aangemaakt.

Omzetgroepen

Als in MICE hetzelfde omzetgroep nummer staat ingevuld als in Scanfie wordt dit automatisch gekoppeld. In MICE is dit een "Tariefgroep"
Als in MICE een Tariefgroep wordt gebruikt met een nummer die níet bekend is in Scanfie Omzetgroepen krijgt het product ook géén omzetgroep.
Als het nummer achteraf nog wordt gekoppeld wordt dit niet meer bijgewerkt, in dat geval moet voor die producten handmatig de juiste omzetgroep in Scanfie ingesteld worden

Dus alleen bij nieuwe MICE producten wordt de omzetgroep automatisch overgenomen, mits de omzetgroepen (Scanfie) en de tariefgroepen (MICE) dezelfde nummers hebben

Reserveringen bekijken

Reserveringen worden periodiek opgehaald vanuit MICE Operations. Je ziet in Scanfie reserveringen met één van de statussen Bevestigd, Optie of Geannuleerd.

Een gast inchecken

Ga in Scanfie naar Groepen en tik op Reserveringen rechtsboven.
Zoek de reservering op naam van de klant en controleer de gegevens (begintijd, aantal gasten, gekoppelde activiteiten en producten).
Check de klant in door op de blauwe knop links van de reservering te klikken.

Met het inchecken maakt Scanfie een groep aan voor de klant. Op deze groep kunnen nu bestellingen en betalingen worden gedaan. De bestelregels worden ook teruggestuurd naar MICE Operations, waar ze te zien zijn in de specifieke reservering draaiboek en eventueel in een conceptfactuur onder documenten.

Veelgestelde vragen

De reservering is niet zichtbaar in Scanfie, wat nu?

Reserveringen worden automatisch opgehaald op vaste tijden. Het kan zijn dat een nieuwe reservering nog niet beschikbaar is. Wacht tot de volgende synchronisatie, of voer een handmatige synchronisatie uit door in het reserveringenscherm op de knop (met de cirkelende pijltjes) rechtsboven te drukken.

De bestelling is niet zichtbaar in MICE Operations, wat nu?

Controleer of de reservering correct is ingecheckt en of de bestelling en betaling volledig verwerkt zijn in Scanfie.

Heb je vragen of wil je meer informatie en de kosten van deze koppeling? Neem dan contact op via support@scanfie.nl