Gebieden en gebiedsinstellingen

Na het klikken op Gebieden in het menu zie je een overzicht van alle ingestelde gebieden en de eventueel aangemaakte tafels op het vloerplan. Per gebied bepaal je welke opties beschikbaar zijn, stel je een workflow in en kies je welke menukaarten beschikbaar zijn. Rapportages kunnen per gebied worden opgesplitst.

Gebied aanmaken

e hebt minimaal één gebied nodig. Standaard staat er al minimaal één gebied voor je klaar. Wil je meer gebieden, dan voeg je die toe.

Klik bovenin de balk op Gebied toevoegen. Het instellingenscherm van het gebied opent.

Gebiedsinstellingen

Afhankelijk van welke modules van Scanfie je hebt kunnen de onderstaande instellingen wel of niet relevant zijn, of niet zichtbaar zijn in je Scanfie omgeving.

Algemene instellingen

Naam — De naam van het gebied zoals je die ziet in de kassa, handheld, keukenschermen, bonnen, enzovoort.
Weergavenaam — Alleen voor Tafel QR bestellen. Vul hier eventueel een afwijkende naam in voor het gebied zoals die aan gasten wordt getoond. Laat je dit veld leeg, dan wordt de Naam gebruikt.
Klik op Vertalingen boven het invoerveld om de weergavenaam in andere talen in te voeren, handig bij internationale gasten.
Type — Er zijn drie typen gebieden:
- Tafelzone — Een gebied met een vloerplan, waar tafels staan waarop een tafelrekening wordt geopend en bestellingen op worden geboekt: je restaurantzaal of -zalen, terras, bowlingbanen, enzovoort. Voor een tafelzone maak je altijd een vloerplan. Maak logische gebieden aan op basis van bijvoorbeeld de fysieke ruimte, de bestelopties die voor de gast beschikbaar zijn of de werkwijze die je wil hanteren. Per gebied kun je andere instellingen maken.
- Kiosk of Zuil — Een selfservicepunt waar gasten zelf via een QR-code of een bestelzuil bestellen. Voor een Kiosk of Zuil maak je géén vloerplan. Heb je meerdere kiosken of zuilen, maak dan een gebied per individueel verkooppunt aan.
- Webshop — Een website waar gasten online hun bestelling plaatsen. Voor een webshop maak je géén vloerplan. Heb je meerdere webshops, maak dan voor elke shop een eigen gebied aan.
ID in extern systeem
Bij een koppeling met een extern systeem vul je hier het bijbehorende ID uit dat systeem in, zodat dit gebied correct wordt gekoppeld.

Alleen voor tafelzones

Tonen als lang aan tafel na (minuten)
De maximale tijd die gasten doorgaans aan tafel mogen besteden. Als deze tijd is verstreken, wordt de tafel op het vloerplan in het rood aangeduid (zie legenda op het vloerplan).
Tonen als lang niet besteld (minuten)
Als er op een bezette tafel gedurende deze tijd niet meer is besteld, wordt de tafel op het vloerplan in het oranje aangeduid (zie legenda op het vloerplan).
Tekst bij drukte tonen als aantal open bestellingen meer is dan
Alleen voor Tafel QR bestellen. Als het aantal openstaande bestellingen hoger is dan dit aantal, zien gasten een melding in de online bestelomgeving.
Geen bediening ingelogd melding bij gast uitschakelen
Alleen voor Tafel QR bestellen. Als er geen medewerkers zijn ingelogd en gasten scannen de tafel-QR, krijgen zij de melding dat er geen personeel aanwezig is. Zet deze instelling op Ja om die melding uit te schakelen.
Bedieningsverzoeken uitschakelen
Alleen voor Tafel QR bestellen. Schakel de mogelijkheid om een bedieningsverzoek te plaatsen uit.
Bedieningsverzoek om af te rekenen uitschakelen
Alleen voor Tafel QR bestellen. Wanneer een gast na een mislukte betaling terugkeert naar het betaalscherm, verschijnt daar de optie om een medewerker te vragen om hulp bij het afrekenen. Met deze instelling schakel je die optie uit.
Openingstijden
Alleen voor Tafel QR bestellen. Koppel een tijdschema om de openingstijden voor dit gebied in te stellen. Buiten deze tijden krijgt de gast de melding 'momenteel gesloten' en is bestellen niet mogelijk. (De openingstijden voor Webshop en Kiosk worden via de opties in het beheermenu van deze modules ingesteld.)
Aantal couverts vragen bij openen tafelrekening
Bij het openen van een tafelrekening wordt gevraagd hoeveel gasten (couverts) er aan tafel zitten. Dit aantal wordt onder andere gebruikt bij All You Can Eat (voor "Maximum aantal items per persoon") en in rapportages.
Volgorde
Bepaalt de volgorde waarin gebieden worden getoond. Een lager nummer staat vooraan; bij een gelijk nummer worden gebieden alfabetisch gesorteerd.

Instellingen voor het Gasten Oproepsysteem

Alleen van toepassing wanneer de licentie Oproepsysteem wordt afgenomen.

Oproepsysteem (self-service)
Activeer het Gasten Oproepsysteem voor dit gebied.
Oproepscherm voor gasten uitschakelen
Voorkomt dat de oproeppagina automatisch aan gasten wordt getoond nadat zij een bestelling hebben geplaatst.
SMS berichten
Gasten kunnen kiezen een SMS te ontvangen wanneer hun bestelling klaar is. De standaardtekst pas je optioneel aan via Account > Teksten.
Spraakberichten
Gasten kunnen kiezen een spraakbericht te ontvangen (een telefonische oproep met een door de computer uitgesproken bericht) wanneer hun bestelling klaar is. De standaardtekst pas je optioneel aan via Account > Teksten.
Standaard type melding
Kies het meldingstype dat standaard wordt gebruikt om een gast op te roepen wanneer de bestelling klaar is. De gast kan zelf zijn voorkeur nog wijzigen.

Aan het versturen van SMS en Spraakberichten zijn kosten verbonden.
Maak je gebruik van een Scanfie proefaccount? Dan worden SMS-berichten en Spraakberichten niet verstuurd.

Automatisch oproepsysteem tonen voor besteltype(s)
Vink de besteltypes aan waarbij je het oproepsysteem wil gebruiken. Vink je niets aan, dan wordt het oproepsysteem voor alle besteltypes gebruikt.
Automatisch bestelbon sluiten OF gast oproepen wanneer bestelling volledig bereid is
Zodra alle producten van een bestelling op het keukenscherm zijn afgevinkt (bereiding voltooid), wordt de bestelbon automatisch gesloten. Is het Gasten oproepsysteem actief, dan wordt in plaats daarvan de gast automatisch opgeroepen en blijft de bon openstaan totdat deze wordt uitgeserveerd op het KDS.
Automatisch bestelbon sluiten wanneer bestelling volledig bereid is (ook met oproepsysteem)
Zodra alle producten van een bestelling op het keukenscherm zijn afgevinkt (bereiding voltooid), wordt de bestelbon automatisch gesloten — ook wanneer er een Gasten oproepsysteem actief is.
(Tip: wil je dat de gast automatisch wordt opgeroepen én de bestelbon automatisch sluit, zet dan zowel deze als de instelling "Automatisch bestelbon sluiten OF gast oproepen wanneer bestelling volledig bereid is" aan. Je hoeft de bestelling dan niet meer uit te serveren op het KDS.)

Instellingen voor online gast bestellingen

Zoeken in menu uitschakelen
Zet de zoekoptie in de digitale menukaart voor gasten uit.

Prijzen verbergen
Verberg de prijzen op de digitale menukaart(en).
Bestellen uitschakelen
De digitale menukaart is alleen te bekijken; gasten kunnen niet direct bestellen.
Samen bestellen
Alleen voor Tafel QR bestellen. Wanneer de tafel-QR code wordt gescand terwijl er al een bestelling gestart is, krijgt de gast de vraag of hij samen wil bestellen. De bestellingen worden dan gecombineerd.
Bestelling opmerkingen uitschakelen
Verbergt het opmerkingenveld in het besteloverzicht / de winkelmand, zodat gasten geen opmerking bij de hele bestelling kunnen plaatsen. Een opmerking bij een afzonderlijk product blijft wel mogelijk, mits dit is ingesteld op de menukaartsectie.
Geen naam vragen in winkelmandje
Alleen voor Tafel QR bestellen. Zet op Ja om het veld "Jouw voornaam" in de winkelmand te verbergen. Laat je dit uit, dan is het invullen van de voornaam optioneel; een naam verplicht stellen doe je via "Vragen in het winkelmandje".
Automatisch losse producten in winkelmandje in arrangement veranderen uitschakelen
Wanneer losse producten in de winkelmand samen een arrangement vormen, kunnen ze door de gast omgezet worden naar dat arrangement (mits de arrangementsprijs lager is dan de losse producten samen). Zet dit op Ja om die mogelijkheid uit te schakelen.
Kortingregel verbergen in winkelmandje
Verbergt de regel met de totaal gegeven korting ("Jouw korting") in het besteloverzicht, zodat het kortingsbedrag niet apart aan de gast wordt getoond.
Betalingen delen uitschakelen
Verbergt de knop "Betaal anders" op het betaalscherm. (Via die knop kan een gast normaal een QR-code maken of de betaallink via WhatsApp delen, zodat iemand anders kan betalen.)
Couponcodes toestaan
In het winkelmandje verschijnt de optie "kortingscode toevoegen", zodat gasten een couponcode kunnen invoeren.
Fooien
In het winkelmandje verschijnt een optie waarmee de gast een fooi kan toevoegen (als percentage van het totaalbedrag).
Tafel transactiekosten (excl)
Alleen voor Tafel QR-bestellen. Het bedrag (exclusief btw) dat bij het afrekenen aan de gast wordt berekend als transactiekosten. De btw wordt hier automatisch bij opgeteld.
Geen tafeltransactiekosten boven
Alleen voor Tafel QR-bestellen. Boven dit bestelbedrag worden geen transactiekosten berekend. Onder dit bedrag ziet de gast de melding "Gratis boven € xx,xx".
Tafelbon betalingen uitschakelen
Alleen voor Tafel QR bestellen. Verbergt de mogelijkheid om als gast via QR bestellen de hele tafelrekening te betalen (als direct betalen van elke bestelling niet verplicht is).
Chat uitschakelen
Alleen voor Webshop en Kiosk. Verbergt de chatmogelijkheid die een gast krijgt nadat de bestelling is geplaatst.
Vragen bij aanmelden
De aangevinkte vragen worden aan de gast gesteld zodra deze een QR-code scant, vóór het bestellen. Vragen met "(Verplicht)" moeten worden ingevuld voordat de gast verder kan.
Antwoorden van gast bewaren na sessie (in minuten)
Binnen deze tijd hoeft een gast bij een nieuwe bestelling de vragen niet opnieuw te beantwoorden. Na het verstrijken van deze tijd worden de vragen opnieuw gesteld.
Vragen in het winkelmandje
De aangevinkte vragen worden aan de gast getoond in het winkelmandje, vóór het afronden van de bestelling. Vragen met "(Verplicht)" moeten worden ingevuld voordat de gast kan bestellen.
Gasten mogen inloggen
Gasten kunnen inloggen op de online bestelomgeving met hun account. Als "Gasten mogen zich zelf registreren" niet is toegestaan, moet een wachtwoord worden ingesteld en aan de gast worden verstrekt.
Gasten mogen zich zelf registreren
Gasten kunnen zelf een account aanmaken op de online bestelomgeving.
Wachtwoord vergeten link tonen
Toont op het inlogscherm van de online bestelomgeving een "wachtwoord vergeten"-link, waarmee gasten hun wachtwoord opnieuw kunnen instellen.

Instellingen voor Groepen

Groep betalingen uitschakelen
Bij een bestelling op een groepsrekening hoeft niet direct te worden afgerekend; de bestelling wordt op de groepsrekening geboekt.
Groep benodigd om te bestellen (bediening en gasten)
Zowel gasten als medewerkers moeten eerst een groep selecteren voordat er besteld kan worden.
Groep benodigd om te bestellen (alleen gasten)
Gasten moeten eerst een groep selecteren voordat zij kunnen bestellen; medewerkers kunnen bestellen zonder een groep te kiezen.
Tafel sluiten na elke bestelling met groep
Bij bestellen met een groep wordt de geselecteerde tafel na elke bestelling automatisch gesloten. Het tafelnummer blijft wel zichtbaar bij de bestelling, zodat je weet waar deze naartoe moet.

Instellingen voor Wallet

alleen van toepassing wanneer de licentie Wallet wordt afgenomen.

Wallet betalingen toestaan
Gasten kunnen afrekenen met hun walletsaldo (tegoed). De gast moet hiervoor ingelogd zijn.
Alleen online betaalmethoden toestaan bij opwaarderen wallet gast
Bij het online opwaarderen van de wallet moet direct online worden afgerekend.
Wallet opwaarderen toestaan
Gasten kunnen hun walletsaldo zelf opwaarderen.
Ingelogde gasten mogen op rekening bestellen
Geregistreerde en ingelogde gasten mogen op rekening bestellen (achteraf betalen).

Bon- en printinstellingen

Bestelling automatisch sluiten na printen bon
Een bestelling wordt automatisch gesloten zodra de bon is afgedrukt en verdwijnt daarmee van het KDS (digitale bestellingenscherm). Aanbevolen als je geen KDS gebruikt, zodat bestellingen niet onnodig 'open' blijven staan.
Bij geen geprinte bon, digitale bon openhouden
Wanneer een bestelbon niet succesvol is afgedrukt, blijft de bestelling openstaan op het bestellingenscherm (KDS), zodat je bij printerproblemen via dat scherm toch verder kunt werken.
Printconfiguraties
Hier worden alle printconfiguraties getoond waarin dit gebied is aangevinkt. Voeg je hier een printconfiguratie toe of haal je die weg, dan wordt dat ook bijgewerkt in de betreffende printconfiguratie zelf.
Printer voor bedieningsverzoeken
Kies de printer waarop de bedieningsverzoeken die in dit gebied worden geplaatst afgedrukt moeten worden. Er kan maximaal één printer per gebied ingesteld worden.
Geen bon printen bij verplaatsen tafel
Wanneer een tafelrekening naar een andere tafel wordt verplaatst, wordt normaal een bon afgedrukt op de printer voor bedieningsverzoeken. Zet dit aan om die bon niet af te drukken. Ook wanneer een gast bij QR bestellen eerst de ene tafel scant en later met hetzelfde apparaat een andere tafel, geldt dit als een verplaatsing van de tafelrekening.

instellingen voor All You Can Eat (AYCE)

Minimale tijd tussen bestelrondes (alleen voor gasten, in minuten)
Het minimale aantal minuten dat een gast moet wachten voordat een volgende bestelling geplaatst kan worden.
Maximum aantal items per persoon
Het maximale aantal items dat per persoon, per bestelronde via de tafel-QR besteld mag worden. Het aantal personen wordt bepaald op basis van het maximale aantal personen dat aan de tafel kan (ingesteld in het vloerplan), of — als "Aantal couverts vragen bij openen tafelrekening" aanstaat — op basis van het ingevulde aantal gasten bij het openen van de tafel.

Legenda

In het gebiedenscherm vind je rechts onder in het scherm de legenda. Hier kun je terugvinden wat de kleur van een tafel betekent:

Beschikbaar (wit) = deze tafel is beschikbaar en niet in gebruik

Gasten aan tafel (groen) = gasten (groep/klant) zijn geplaceerd aan een tafel.

In gebruik (geel) = deze tafel is geopend of toegewezen, er hoeft nog geen bestelling op te zijn gezet.

Lang niet besteld (oranje) = als een tafel langer niets heeft besteld dan is aangegeven in de gebiedsinstellingen bij 'Tonen als lang niet besteld (minuten)'.

Lang aan tafel (rood) = als een tafel langer in gebruik is dan het aantal minuten dat is aangegeven in de gebiedsinstellingen bij 'Maximale duur van een sessie'.

Tafelbon geprint (paars) = voor deze tafel is de klant bon geprint.

Niet beschikbaar (zwart) = deze tafel is op niet beschikbaar gezet. Dit kun je doen door op de details knop (i) te klikken en vervolgens op de rode knop 'Niet beschikbaar maken' te klikken.