De "Overloop"-post in de boekhoudkoppeling: wat is het en hoe herleid je een verschil?

Wat is de overloop-post?

Op elk journaal moet de Balans in evenwicht zijn: de totale geboekte omzet moet gelijk zijn aan het totaal ontvangen transacties. In de praktijk zit hier soms een verschil tussen.

De Balans van een journaal is:

Balans = (totale omzet in BTW) − (totaal ontvangen transacties), gecorrigeerd voor ontvangen fooien en cadeaukaart- of wallet-opwaarderingen.

Omdat de boekhouding altijd sluitend moet zijn, boekt de boekhoudkoppeling dit balansverschil weg op een tussenrekening: de post Overloop. Op welk grootboekrekeningnummer deze post in jouw administratie staat, kan per administratie verschillen; dit stel je zelf in via je boekhoudkoppeling. Zo blijft het journaal in evenwicht, ook als omzet en transacties (nog) niet volledig tegen elkaar wegvallen.

Een saldo op de overloop-post is dus niet meteen een fout. Het is een signaal dat er op één of meer journalen een verschil zit tussen omzet en transacties dat nog niet is vereffend.

Let op: de overloop-post boek je naar een tussenrekening . Bedragen die hier tijdelijk op staan, horen uiteindelijk vereffend te worden zodra de bijbehorende omzet én transactie beide zijn verwerkt.

Hoe ontstaat een verschil?

Een balansverschil heeft soms 1 specifieke oorzaak, maar kan ook een optelsom zijn van meerdere kleine verschillen. Meestal is het de optelsom van meerdere openstaande of betaalde (groeps)rekeningen. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

Openstaande (groeps)rekeningen. De omzet is aangeslagen, maar de rekening is nog niet afgerekend. Zie ook: Groepsrekening open laten staan bij journaal sluiten.
Buiten-omzet betaalmethoden. Betaalmethoden die als "buiten omzet" zijn ingericht (bijvoorbeeld Eigen Verbruik of Representatie) worden niet naar de boekhoudkoppeling gestuurd. Wordt een rekening op een later journaal dan waarop deze is geopend alsnog op zo'n post afgeslagen, dan volgt er geen tegenboeking en blijft het verschil op de overloop staan.
Ontbrekende of niet-doorgezette journalen. Als een journaal niet (correct) is doorgezet naar de boekhouding, mist de tegenboeking van de omzet of de transactie. Controleer daarom of alle Scanfie journalen in je boekhouding zijn verwerkt.
Overige kasverschillen. Kasverschillen, bijvoorbeeld als een tafelrekening niet is betaald maar het journaal wel geforceerd wordt gesloten.

Stap 1 – Het balansverschil per journaal vinden

Ga in je Scanfie-omgeving naar Rapportage > Journalen.
Bekijk per journaal de Balans. Dit is het verschil tussen de geboekte omzet en de ontvangen transacties op dat journaal.
- Een positief verschil betekent: meer omzet dan transacties.
- Een negatief verschil betekent: meer transacties dan omzet.
Open een journaal via de info-knop ("i") en klik op "Journaal op verschillen controleren".
Je ziet nu een overzicht van alle rekeningen en bestellingen die het verschil veroorzaken. Via de knop achter een melding spring je direct naar de betreffende rekening of bestelling.

Meer detail over deze stap staat in het artikel Journaal controleren op verschillen.

Stap 2 – De Overloop-post terugherleiden naar de onderliggende rekeningen

Het saldo op de Overloop-post is de opgetelde overloop van alle journalen samen. Om te achterhalen waar het openstaande saldo door ontstaat, herleid je de totaalbedragen "overloop" per journaal terug naar de onderliggende (groeps)rekeningen.

Werkwijze:

Zet de overloop-boekingen per journaal op een rij (bijvoorbeeld vanuit een grootboekkaart-export van de Overloop-post).
Splits elk bedrag uit naar de onderliggende rekeningen die het verschil veroorzaken. Gebruik hiervoor per journaal de knop "Journaal op verschillen controleren" (Stap 1).
Streep omzet- en transactieboekingen tegen elkaar weg. Wat overblijft na wegstrepen, is het werkelijke verschil.
Categoriseer wat overblijft naar oorzaak (zie de lijst hierboven). Zo wordt zichtbaar welk deel bestaat uit openstaande rekeningen, ontbrekende boekingen, buiten-omzet afslagen, of nog onverklaarde verschillen.

Tip: Werk met de betaalstuk-/journaalnummers als sleutel. Zo voorkom je dubbeltellingen en kun je een bedrag altijd terugvinden.

Stap 3 – Corrigeren en vereffenen

Openstaande rekeningen: dit zijn nog te ontvangen bedragen. Geen fout, maar wél bewaken tot ze zijn afgerekend; dan valt het verschil vanzelf weg.
Ontbrekende / niet-doorgezette journalen: controleer of het journaal wel is doorgezet vanuit Scanfie naar de boekhoudkoppeling, en vanuit de boekhoudkoppeling naar je administratie. Zo niet, bied het opnieuw aan of meld het probleem bij Scanfie Support, zodat de ontbrekende tegenboeking alsnog wordt verwerkt.
Buiten-omzet afslagen (bijv. Eigen Verbruik, Representatie): omdat deze niet naar de koppeling gaan, ontstaat er geen automatische tegenboeking. Corrigeer het verschil rechtstreeks in de administratie en sla buiten-omzet bij voorkeur op dezelfde dag af.
Onverklaarde kasverschillen: noteer deze apart en onderzoek ze verder. Betrek zo nodig de Scanfie support-afdeling.

Veelgestelde vragen

Is een saldo op de Overloop-post een probleem? Niet per se. Vaak bestaat het uit legitieme openstaande rekeningen die nog worden betaald. Pas na het herleiden weet je of er ook echte correcties nodig zijn.

Waarom valt een verschil soms vanzelf weg? Zodra een openstaande (groeps)rekening op een later journaal wordt afgerekend op een reguliere betaalpost, wordt het verschil automatisch teruggeboekt en verdwijnt het van de overloop.

Waarom valt een verschil soms níet vanzelf weg? Als een rekening na sluiting van het journaal op een buiten-omzet post (zoals Eigen Verbruik) wordt afgeslagen, ontvangt de overloop-post geen terugboeking. Dit moet handmatig worden gecorrigeerd.

Gerelateerde artikelen: