Configuratie stappenplan

Yes, je Scanfie Kassasysteem staat voor je klaar! Je kunt nu starten met het instellen van je systeem, maar waar begin je? Dat lees je hier.

Om aan de slag te gaan met je Scanfie systeem moeten een aantal instellingen gemaakt worden. Welke stappen voor jou wel en niet van toepassing zijn is afhankelijk van de modules die je hebt afgesloten en de manier waarop je Scanfie gaat inzetten binnen je bedrijf. In dit artikel staan de meest voorkomende instellingen die nodig zijn om te starten met het systeem. Klik op de links naar de vermelde kennisbankpagina's voor gedetailleerde uitleg van elke stap.

Stap 1: Gebieden

Een gebied is een deel van je bedrijf waar verkoop plaats vindt. Je restaurant of terras, een selfservice kiosk of je webshop.  Per gebied kun je verschillende instellingen opgeven. Werk je met tafels of plaatsen waar je de gast bedient? Maak dan ook een vloerplan aan in het gebied. 

1. Maak een gebied
2. Stel je vloerplan in
   Ga je gebruik maken van QR-bestellen? Zorg dan dat alle tafelnummers goed staan ingesteld vóórdat je de stickers laat drukken!
3. Stel openingstijden in per gebied

Stap 2: Assortiment

Bij je assortiment stel je in welke producten je verkoopt. Ook maak je menukaarten aan om de producten zowel op de kassa als online te kunnen verkopen. Daarnaast staat in je assortiment instellingen ook administratieve gegevens, zoals omzetgroepen en productgroepen.

1. Maak Omzetgroepen aan bij Assortiment > Omzetgroepen. (kan optioneel ook via producten import)
2. Maak Productgroepen aan bij Assortiment > Productgroepen (kan optioneel ook via producten import)
3. Importeer je producten of maak de producten handmatig aan
4. Maak je gebruik van gangen? Maak dan eerst de gangen aan.
5. Werk je met bereidingsplaatsen of wil je (digitale) werkbonnen kunnen routeren? Maak dan eerst je bereidingsplaatsen aan. 
6. Menukaarten maken: Maak 1 of meerdere menukaarten aan. Lees ook de pagina's:
   1. Menukaart secties
   2. Product keuzes maken of bewerken
   3. Product suggesties (Cross selling)
   4. Menukaart koppelen aan een gebied
   5. Bereidingsplaats instellen

Stap 3: Je hardware aansluiten

Afhankelijk van de hardware die je hebt aangeschaft of zelf al hebt moet de hardware worden geïnstalleerd en ingesteld op je Scanfie omgeving.

1. POS terminal(s)
   Een POS terminal is een android apparaat waarop de Scanfie POS app draait. Meestal is dit de Sunmi kassa, maar ook handhelds en schermloze Android Box PC's zijn POS terminals. 
2. Bonprinter(s)
   Als je bonprinter(s) via Scanfie is aangeschaft werkt deze gegarandeerd met het Scanfie kassasysteem. Heb je zelf al printers? Informeer dan naar de mogelijkheden. (De meeste ethernet en WiFi printers zijn bruikbaar, maar we kunnen dit niet in alle gevallen garanderen. Lokale netwerk instellingen en apparaat instellingen kunnen namelijk de werking beinvloeden, en deze zijn niet altijd vooraf bekend.) Printers die uitsluitend via USB verbonden kunnen worden en niet via internet zijn niet geschikt. 
3. Kassalade(s)
   Een kassalade wordt bij voorkeur direct aangesloten op een bonprinter, maar kan eventueel ook via een Sunmi POS terminal worden aangesloten. 
4. PIN terminal(s)
   Als je gebruik gaat maken van kassa gekoppelde PIN terminals en het beheer van de terminals bij Scanfie hebt ondergebracht stellen wij deze voor je in. Zelf aanmaken of instellen van de PIN terminals is niet nodig. Heb je nog géén (kassagekoppelde) PIN terminals? Neem contact met ons op om de mogelijkheden door te nemen!

Stap 4: Overige instellingen

Nadat alle bovenstaande stappen zijn gedaan kun je de aanvullende en optionele instellingen gaan maken.

1. Print configuraties
   Met printconfiguraties stel je routering van geprinte werkbonnen in. Voordat je de printconfiguraties gaat aanmaken is het aanbevolen eerst alle gebieden, bereidingsplaatsen en bonprinters te hebben ingesteld. 
2. Gebruikersaccounts
   Maak gebruikersaccounts aan voor je medewerkers. Door middel van gebruikersrollen wordt bepaald welke rechten een medewerker heeft, en welke handelingen zij kunnen uitvoeren. 
3. Betaalmethoden
   De meest voorkomende betaalmethoden zijn standaard beschikbaar voor elk Scanfie account. Wanneer je extra betaalmethoden hebt afgesloten in je licentie voegen wij deze voor je toe. Via het menu kun je bij Transacties > Betaalmethoden zien welke betaalmethoden staan ingesteld. In dit overzicht kun je ook instellen of je betaalmethoden als snelkoppeling wil instellen op het kassa bestelscherm en eventueel de toegestane betaalmethoden per gebruikersrol instellen. 
   
   Wil je extra betaalmethoden toevoegen of heb je hier vragen over?
   Neem dan gerust contact met ons op! 
4. Kortingen
   Als je korting (in percentages) wil kunnen geven op de kassa stel je eerst de gewenste kortingspercentages in. 
5. Winkelmand suggesties (Bij online verkoop)
   Heb je online verkoop via QR-bestellen, Kiosk bestellen of de Webshop module? Dan is het mogelijk om suggesties te tonen in het winkelmandje. Breng hiermee een speciale aanbieding onder de aandacht, of voeg automatisch een tasje toe aan een afhaalbestelling!
6. Mutatie redenen (Bij kasmutaties)
   Het is mogelijk om redenen in te stellen die bij een kasmutatie opgegeven kunnen worden. Ook is het instelbaar of het opgeven van een reden wel of niet verplicht is.

Stap 5: Algemene account instellingen:

Ga naar de Scanfie loginpagina en log in met de gegevens die je hebt ontvangen voor je beheerdersaccount. Klik nadat je bent ingelogd rechtsboven in op je gebruikersnaam, en kies "Accountgegevens". De instellen die je hier opgeeft gelden voor alle gebieden, en alle gebruikers. 

Je hebt hier onder andere de mogelijkheid om een logo toe te voegen voor op je digitale menukaart of op de klantbon. Ook kun je instellen of je gebruik wil maken van de rekenhulp bij contante betalingen of bij optionele productkeuzes standaard een pop-up wil tonen op het kassascherm of niet. 

Stap 6: Controle en Testen

Met bovenstaande instellingen heb je de basis van je kassa systeem ingericht, en ben je in principe klaar om te starten. Uiteraard zijn er nog vele extra instellingen en opties mogelijk zoals het toevoegen van Arrangementen en specifieke instellingen voor Kiosk of Webshop.

Als je inrichting grotendeels klaar is adviseren we om te gaan testen, vaak kom je er dan achter wat je nog zou willen aanpassen of waar je vragen over hebt.

Controleer ook nog even alle zaken rondom je licentie:
In de opstartfase zijn er behalve de inrichting soms ook nog andere stappen nodig. Denk aan het instellen van koppelingen, het bestellen van drukwerk of het aansluiten van PIN contracten. Scanfie informeert je over de eventueel benodigde stappen en gegevens, controleer zelf ook of alles hiervoor is afgerond:

• Is alle hardware betaald en ontvangen?
• Zijn alle gewenste koppelingen ingesteld?
• Bij afsluiten van PIN of Online betalingsopties: Zijn gevraagde documenten en gegevens voor PIN / iDEAL contracten aangeleverd?
• Bij overname van bestaande hardware / PIN terminals: Zijn opgevraagde alle apparaat gegevens doorgegeven, en heb je bij je huidige beheerder akkoord gegeven voor de overname?
• Bij drukwerk via Scanfie: Heb je akkoord gegeven op het voorgestelde drukwerk?

Klaar om te starten!

Heb je alles naar wens staan, getest en ben je helemaal klaar om echt "LIVE" te gaan, annuleer dan nog wel even de testbestellingen, en zorg dat je met een nieuw dagjournaal start. Lees hier meer over het ingebruikname na eerste configuratie.