Om de boekhoudkoppeling zo goed mogelijk te laten werken doorloop je onderstaande stappen.
Omdat elke boekhouding en elk boekhoudpakket anders is werkt Scanfie met een tussenkoppeling, dit is Webwinkelfacturen van het bedrijf Wisteria. Scanfie stuurt na het maken van een dagafsluiting automatisch alle omzetten door naar je boekhoudkoppeling. Dit doen we per omzetgroep en per betaalmethode op een kruispost. Webwinkelfacturen stuurt dit vervolgens naar je boekhoudprogramma. Om deze koppeling tot stand te brengen volg je onderstaande stappen.
1. Inrichting in Scanfie
Begin met het inrichten van je omzetgroepen en producten in Scanfie.
- Maak alle omzetgroepen aan, inclusief omzetgroep nummer en systeemnummer
- Gebruik waar mogelijk dezelfde nummering of codes als de grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket. In de meeste gevallen kan hetzelfde nummer worden gebruikt voor zowel het omzetgroepnummer, als het systeemnummer.
Bijvoorbeeld "Dranken Laag", omzetgroepnummer "8000" en systeemnummer "8000". - Let op: Geef elke omzetgroep een unieke naam en nummer
- Gebruik waar mogelijk dezelfde nummering of codes als de grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket. In de meeste gevallen kan hetzelfde nummer worden gebruikt voor zowel het omzetgroepnummer, als het systeemnummer.
- Koppel de omzetgroepen aan de juiste producten
- Maak of importeer je producten
- Koppel bij elk product een omzetgroep
2. Je Boekhoudpakket koppelen met Wisteria
Om de gegevens vanuit je Webwinkelfacturen account door te zetten naar je boekhouding moet er ook een koppeling worden ingesteld tussen Wisteria en je boekhoudpakket. De stappen hiervoor kunnen per boekhoudprogramma verschillen. Wisteria heeft hiervoor handleidingen beschikbaar. Scroll naar het kopje Scanfie koppelen met... en kies je boekhoudprogramma. 
3. Je koppeling instellen in Webwinkelfacturen.
Stel in je Webwinkelfacturen account in hoe je de gegevens uit Scanfie wil koppelen in je boekhouding, je stelt hier dus als het ware in hoe Webwinkelfacturen de data van Scanfie moet vertalen naar je boekhouding.
- Login op je webwinkelfacturen.nl account.
- Stel bij Configuratie je koppeling tussen Webwinkelfacturen en je boekhoudprogramma in
De koppeling tussen Webwinkelfacturen en je boekhoudprogramma wordt door Wisteria tot stand gebracht. Bekijk de handleiding in je Webwinkelfacturen account voor informatie of neem contact op met de Wisteria support afdeling voor vragen over het instellen van je Wisteria koppeling.
-
Vervolgens wordt elke dag de verkooptotalen vanuit Scanfie naar Webwinkelfacturen gestuurd
-
Webwinkelfacturen stuurt deze weer door naar je boekhouding volgens de ingestelde koppelingen.
Troubleshooting
Wanneer je verkoopgegevens niet of niet correct in je boekhouding terecht komen kun je met onderstaande stappen controleren waar dit aan ligt.
1. Controle Scanfie
Controleer of je dagjournaal succesvol is verstuurd vanuit Scanfie naar Webwinkelfacturen:
- Ga in je Scanfie omgeving in het menu naar Rapportage > Alle journalen
- Zoek het journaal van de dag(en) die je mist of niet correct zijn op
- Klik op het informatie-icoon voor de regel
- Bij "Status koppeling" zie je JournalPluginServerJob > hierachter staat aangegeven of het doorsturen van de data geslaagd of mislukt is.
- Klik op de knop om de details te zien. Dit is de technische data van de verstuurde en ontvangen gegevens tussen Scanfie en Wisteria.
Vragen over de plugin status in je Scanfie omgeving? Neem contact op met de support afdeling van Scanfie.
2. Controle Wisteria
-
Login op je Webwinkelfacturen account
-
Klik boven in op de tab "Fouten"
-
Vul een datumbereik in van de periode waarin data ontbreekt > klik op Ververs
-
Als er niet-doorgezette journalen zijn worden deze getoond.
-
Klik op de knop "Meer info" om details van de foutmelding te zien. Hier staat ook een advies voor een oplossing
-
Pas indien mogelijk het advies voor oplossing toe, en klik op "Verwerk" om het journaal nogmaals aan te bieden.
-
Als dit geen effect heeft of je komt er niet uit kun je met de rode knop "Meld probleem" een ticket maken bij de Webwinkelfacturen support afdeling. Zij zullen het probleem met de boeking dan onderzoeken.
Vragen over de status van niet of niet volledig doorgezette boekingen vanuit Wisteria naar je boekhouding? Neem contact op met de support afdeling van Wisteria.
Veelgestelde vragen over de Boekhoudkoppeling
Welke gegevens worden doorgestuurd naar mijn boekhouding?
We sturen na het maken van de dagafsluiting automatisch alle omzetten door naar je boekhoudkoppeling. Dit doen we per omzetgroep en ook per betaalmethode op een kruispost.
Wordt de omzet automatisch gesplitst in de juiste BTW tarieven?
Je kunt zelf omzetgroepen aanmaken in Scanfie en per product aangeven welke omzetgroep dit is. Je kunt in Scanfie dezelfde omzetgroepen aanmaken als die je in je boekhouding gebruikt. In je Wisteria account stel je in welke omzetgroep in Scanfie naar welke grootboekrekening in je boekhouding wordt doorgezet.
Kunnen transacties uit het verleden ook nog ingelezen worden?
Dit is mogelijk. Nadat je boekhoudkoppeling is ingesteld kunnen eerdere dagjournalen handmatig alsnog worden doorgestuurd. Neem voor informatie hierover contact op met Scanfie.
Is het instellen van een omzetgroep bij een product verplicht?
Het instellen van een omzetgroep bij een product is in je Scanfie omgeving niet verplicht. Wanneer je gebruikt maakt van een boekhoudkoppeling is het wel sterk aanbevolen om bij elk product een omzetgroep op te geven. Als een omzetgroep ontbreekt boeken we deze bij het doorsturen op een standaard omzetgroep met 9% BTW.